الصندوق هو عبارة عن محفظة الجيب فيها يتم فيها ايداع مبلغ راتبك او مبلغ من اى مصدر كانعند شراء اى سلعة تقوم بالصرف من هذه المحفظة (نقدا)وتتم عمليات شراء كل فترة الى ان تنفذ المحفظة (الصندوق) او يصبح رصيدها اقل من ثمن سلعة جديدةولنفترض انك احتجت شراء شىء ما فستقوم بشراءه (دين)اى سلف وهنا سيصبح رصيد الصندوق سالبالى ان تحصل يوما ما على مبلغ جديد تقوم بوضعه فى المحفظة كرصيد اضافة الى الرصيد السابق.. وحينها ستقوم بدفع ما اشتريته سابقا من موردين (هم اصحاب محلات ومكاتب ومطابع مثلا) من الرصيد المضاف بالصندوق وتتم عملية الخصم بمجرد تحويل نوع الدفع للسجلات التى حفظت سابقا باصنافها ومورديها ومجموع مشترياتها (دينا او سلف) من دين الى نقدى

توضيح بالارقام :-

1- حصلت على مبلغ مالى كرصيد مثلا 1000 دولار

2- نوقم بوضع المبلغ فى حقل (اضف رصيد) وبمجرد الضغط على الزر امامه يتم ترحيله الى حقل الصندوق ليصبح 1000 دولار فى الصندوق

وعند اضافة الرصيد للصندوق لا يجب ان يكون للصندوق اى علاقة بالسجلات

ولكن ....

3- حين نريد اضافة سجل شراء جديد من مورد محدد بالقائمة المنسدلة ونوع الدفع نقدى من القائمة المنسدلة بالنموذج بمبلغ 200 دولار ونحدد صنفها وكميتها وسعرها من النموذج الفرعى

4- سيتم الخصم من رصيد الصندوق 200 دولار ليتبقى 800 دولار وهنا هذا سجل واحد منفصل اى عملية شراء او صرف منفصلة

5- و عند عملية اضافة سجل جديد بمعنى عملية شراء جديدة من مورد جديد او نفس المورد السابق ونوع الدفع نقدى ايضا بمبلغ 500 دولار سيخصم ايضا من رصيد الصندوق 500 ليصبح رصيده 300

6- الان (المهم ) لو قمنا باضافة سجل شراء جديد اى عملية صرف جديدة بمبلغ اعلى مما يوجد برصيد الصندوق ولنفترض اجمالى السعر 400 دولار ونوع الدفع (نقدى) ورصيد الصندوق كما هو فى البند رقم 5 (300) دولار .. المفروض تنبيه بان اجمالى السعر للسلعة الجديدة اكبر من رصيد الصندوق حينها المفروض ان يطالبنا البرنامج بالتحويل فى مربع السرد والتحرير لنوع الدفع من نقدى الى دين ونكمل باقى السجل بالشراء او الصرف دينا اى سلف وتحديد الصنف والسعر والكمية وكل باقى السجل

ليصبح رصيد الصندوق (-100) بالسالب.

7- ونستمر فى عمليات اضافة سجل شراء جديدة طالما لم نحصل على رصيد جديد بالصندوق ويصبح رصيد الصندوق سالب اكثر واكثر ..ولنفترض ان رصيد الصندوق اصبح - 2000 دولار سالب

8- تذكر معى اخى الكريم ان هناك سجلات محفوظة حين كان رصيد الصندوق كافى والدفع نقدى .. وهناك سجلات محفوظة والدفع دين او سلف.فى حالة عدم كفاية رصيد الصندوق

9- لنفترض ان مجموع السجلات المحفوظة من خلال نوع الدفع (دينا او سلف) اصبح مجموع سعرها 2000 دولار بالسالب

10- الان وهذا مهم لو حصلنا من اى مصدر كان على تمويل للصندوق بمبلغ 3000 دولار واضفناه للرصيد سيصبح ما بالصندوق 3000 المفروض ان يقوم البرنامج بخصم مبلغ السالب فى البند رقم 9 للسجلات المحفوظة دينا فى مربع السرد والتحرير(دين) ليصبح ما بالصندوق من رصيد 3000 - 2000 سالب = 1000 متبقى رصيد

11 ويحول حقول هذه السجلات المحفوظة بمربع السرد والتحرير من دين الى نقدى لتصبح مثل اخواتها السجلات السابقة المحفوظة (نقدى) حين كان رصيد الصندوق كافى سابقا systemB.rar