السلام عليكم إخواني وأحبابي في الله

أقدم لكم اليوم كيفية دمج المراسلات في الورد أو ما يعرف بـ Mail Merge ، ويوجد شروحات بالمنتدى لكيفية عمل دمج المراسلات ، ولكن سنضيف ونركز في هذا الدرس على كيفية إدراج صور في عملية الدمج.

** تجهيزات العمل:
>> أول شيء سنقوم بعمله وتجهيزه هو ملف إكسيل بمثابة قاعدة البيانات التي سنستخدمها في عملية الدمج ، وسيكون الملف والمثال الذي سنعمل عليه بسيط جداً بحيث نفهم كيف يتم الأمر. في ملف الإكسيل سنقوم بإنشاء 4 أعمدة ونضع عناوين للأعمدة بهذا الشكل ونضع بعض البيانات ونضع مسار الصور المراد إدراجها أثناء عملية الدمج.
وهذه صورة لملف الإكسيل لتتضح لك الصورة


كما هو واضح في الصورة في الحقل المسمى Picture وضعنا مسار الصور المراد إدراجها ، وقد وضعتها في مجلد على سطح المكتب والمجلد باسم MyImages وقمت بترقيم الصور لتيسير فهم الموضوع (يمكن تسمية الصور كما تشاء)

قد لا يعرف أحدكم كيفية نسخ مسار الصورة وهذا أمر وارد ، الأمر ببساطة قم بعمل كليك يمين على الصورة ثم اختر Properties ثم من التبويب Security انسخ رابط الصورة كما هو موضح في الشكل التالي:


>> الآن وبعد أن قمنا بتجهيز قاعدة البيانات ننتقل للنقطة التالية ألا وهي ملف الورد الذي سنقوم بتجهيزه
قمت كما هو موضح بالصورة بتصمم ملف بسيط جداً (وأنا أتعمد البساطة في التصميم لسهولة التعامل مع الملف ولتيسير فهم الموضوع)


الحقول التي سيتم التعامل معها واضحة كما هو مصمم في ملف الإكسيل ، وسنعرف كيف نقوم بإدراج هذه الحقول.
من التبويب المسمى Mailings نختر Start Mail Merge ثم نختار Letters (يمكنك اختيار أي شيء تريد التعامل معه)


الآن نختار قاعدة البيانات التي سنتعامل معها فنختار Select Recipients ثم Use an Existing List
كما بالشكل التالي


ثم تظهر لنا نافذة نختار منها ملف الإكسيل (قاعدة البيانات) ثم نضغط Open ثم تظهر لنا النافذة التالية نختار منها اسم ورقة العمل التي تحتوي على قاعدة البيانات ونضغط OK


ستختفي النافذة .. هل انتهى الأمر ..؟!! لا لم ينتهي بعد .. لابد أن تتعلم الصبر فالتعلم يحتاج لهذا الصبر لكي تصل لمبتغاك

فاصل ونواصل ...

الآن وبعد أن أضفنا قاعدة البيانات بقي لدينا أن نحدد أماكن الحقول التي سيتم إدراجها ، سأشرح لكم التعامل مع حقل واحد وبقية الحقول ستكون على نفس المنوال
سنأخذ حقل الـ ID على سبيل المثال

نقف أولاً بمؤشر الماوس في المكان المراد إدراج الحقل فيه ثم من التبويب المسمى Mailings نختار Insert Merge Field ونختار اسم الحقل ID
بهذا الشكل


نكرر نفس الخطوات لإدراج بقية الحقول ..

الآن نأتي إلى صلب الموضوع وهو كيفية التعامل مع الصور .. الأمر هنا مختلف إلى حد كبير حيث يلزم أولاً بعض التجهيزات.
يمكن وضع الصور بشكل عام في أي مكان تحدده ولكن حجم الصور سيتغير بتغير كل صورة وهو أمر قد لا يكون مستحب ، فالأفضل إدراج خلية واحدة كجدول.
ونقوم بإدراج الخلية كجدول من التبويب Insert ثم Table ونختار خلية واحدة كما بالصورة


الأمر لن يقتصر على هذا الحد حيث سنقوم بضبط بعض خصائص هذا الجدول المكون من خلية واحدة ، فنقوم بتحديد الجدول ثم نختار Table Properties للتحكم في خصائص الجدول من حيث ارتفاع الصف وعرض العمود وخصائص أخرى


من التبويب Table نضغط على Options ونضبط الخيارات الموجودة كما بالصورة وأهمها أن تزيل علامة الصح بجانب الخيار Automatically resize to fit contents حتى لا يتم تغيير أبعاد الجدول بتغير الصورة.


نضبط ارتفاع الصف وعرض العمود كما هو موضح بالشكل التالي (هذا الضبط يخص الصور التي سأقوم بإدراجها ، ويمكنك تغييرها بما يتناسب مع الصور التي ستقوم بإدراجها)


وعرض العمود حتى لا يطول الموضوع يكون 9 سم ...وأخيراً نضغط OK لحفظ هذه الخصائص التي قمنا بضبطها

>> نأتي إلى نهاية الموضوع وهذا هو أهم جزء في الموضوع كله ، وربما طرح الموضوع لهذه النقطة بالذات ..
ركز يا حسونة واعصر على راسك لمونة

نقوم بإدراج الحقل كما فعلنا سابقاً من خلال Insert Merge Field ثم نختر الحقل Picture
إذاً الأمر ليس مختلف كما ذكرت يا أبا البراء ...؟!!! اسمع هذا التساؤل يأتي من بعيد ..

نعم الأمر ليس مختلف لأنني لم أكمل بعد أيها الاخ المتعجل ... لم العجلة ؟! هل الاستعجال سببه أن اليوم الخميس ولديك واجبات لابد أن تؤديها. لا تقلق فما زال الوقت باكر ولديك متسع لتتعلم وتستعد للمعركة

أعتذر عن الخروج عن النص ......... ولكن النقطة الأخيرة تحتاج لتركيز ولكي أحصل على التركيز لابد من الخروج من الموضوع ولو للحظات

>> بعد أن قمنا بإدراج الحقل المسمى Picture سنجد أنه على يمين الحقل ويساره علامة شبيهة بأقواس التنصيص ، لا يجب التعديل في هذه العلامات حيث أنها تدرج بشكل تلقائي وهي هنا تعبر عن أن المكتوب فيها هو اسم الحقل المراد دمجه.
سنحدد الحقل بالكامل بهذا الشكل


السؤال هل التحديد يحتاج لصورة لتوضيحها؟ الإجابة ربما لا يكون مهم ولكنه في غاية الأهمية ولابد من تنفيذ الخطوات بالضبط لذا آثرت وضع صورة لنفهم معنى التحديد .. فعندما أقول "قم بتحديد الحقل بالكامل لابد أن تقوم بذلك قبل تنفيذ الخطوة التالية" .. ولكن ما هو الخطوة التالية ..
الخطوة التالية هي أن تضغط على Ctrl + F9 من لوحة المفاتيح ولاحظ ما سيحدث ..
سيظهر الحقل بهذا الشكل بعد الضغط على Ctrl + F9


نضع كلمة MERGEFIELD (الحروف تكون كبيرة) يليها مسافة ، وذلك قبل كلمة PICTURE بهذا الشكل



سأحاول التقليل من الصور (لكني أراها ضرورية في كثير من الأحيان لتكون الخطوات واضحة لكم)

** نقوم بتحديد الحقل بالكامل مرة أخرى والضغط على Ctrl + F9 ونضع كلمة IF TRUE يليها مسافة

** نقوم بتحديد الحقل بالكامل مرة أخرى والضغط على Ctrl + F9 ونضع كلمة INCLUDEPICTURE يليها مسافة

** انتبه الآن لن نقوم بعمل تحديد للحقل بالكامل ، فنكتب هذه المرة قبل قوس النهاية وليس في البداية كما فعلنا في الخطوات السابقة
نكتب باك سلاش يليها علامة النجمة يليها كلمة MERGEFORMAT يليها باك سلاش ثم حرف الـ d (هذا هو الحرف الوحيد الذي سيكتب بشكل صغير)
ليكون الحقل في النهاية بهذا الشكل



الآن من التبويب Mailings نضغط على Preview Results ..
فتظهر لنا نافذة عنوانها Invalid Merge Field نختار منها الحقل Picture من القائمة المنسدلة الموجودة بالنافذة ثم نضغط OK

وأخيراً يمكنك تصفح المحتوى من خلال الأسهم الموجودة على يمين الامر Preview Results

إليكم ملف التحميل يشمل ملف الإكسيل وملف الصور وملف الورد ومجلد به الصور المستخدمة في الشرح

رابط الملف من هنا


كان معكم أخوكم في الله / ياسر خليل أبو البراء